Auftragsbearbeitung

Die Auftragsbearbeitung dient der kompletten Bearbeitung und Überwachung der Aufträge. So haben Sie jederzeit einen Einblick in Ihre Offerten und Rechnungen. Eine erfasste Offerte wird durch Umwandeln zur Auftragsbestätigung resp. zur Faktur, so dass auf jeden Fall keine doppelte Erfassung nötig ist. Die Auftragsbestätigung resp. die Faktur kann angepasst werden, ohne dass sich die ursprüngliche Offerte verändert. Die Positionen können einzeln oder gruppiert vorkalkuliert werden, als Quelle dienen die hinterlegten Artikelstämme (SMGV, Knauf, eigene etc.). Aus den so entstandenen Aufträgen können diverse Auswertungen erstellt werden: Vorkalkulation, Kalkulation pro Position, Material pro Auftrag, Material pro Position, offene Aufträge, Umsatzstatistik und Artikelstatistik. Um Aufträge mit anderen P-Office Anwendern austauschen zu können, wurde eigens eine Import- resp. Exportfunktion programmiert. Sie ist unabhängig von der SIA451 Schnittstelle.

NPK Bau

Des weiteren ist es möglich, mit einem Zusatzmodul Devis mit NPK Bau (CRB NPK2000) zu gestalten. NPK-Bau-Devis von Architekten können mit der SIA451-Schnittstelle via Diskette eingelesen, kalkuliert und wieder zurückgeschrieben werden (Datenaustausch zwischen Planer und Unternehmer).

Folgende Abbildung zeigt das Positionserfassungsfenster innerhalb der Auftragserfassung:

Die rechte Hälfte des Erfassungsfensters zeigt den hinterlegten Artikelstamm, die linke Hälfte die zu erfassende Offerte. Mit einem Mausklick auf den Artikelstamm kann die gewünschte Position an eine beliebigen Stelle in die Offerte übertragen werden.

Weitere Highlights stichwortartig aufgelistet:

Für die automatische Nummerierung von Aufträgen stehen frei wählbare Kreisnummernsysteme zur Verfügung

Erfassen, aufrufen, mutieren, kopieren und löschen von Offerten, Aufträgen und Rechnungen ist jederzeit möglich

Datenaustausch von Aufträgen mit anderen P-Office-Anwendern ist möglich

Die komplette Darstellung eines gedruckten Auftrages wird in Layouts hinterlegt. Nebst den Standards für Offerten, Auftragsbestätigungen und Fakturen können beliebig viele eigene kreiert werden. So z.B. ein Arbeitspapier für Baustellenführer.

Die Druckvorschau kann in die Zwischenablage kopiert werden, um Aufträge in anderen Programmen nutzen zu können (Word, E-Mail etc.)

Offert-, Rechnungs-, Liefer- und Debitorenadresse können unterschiedlich sein

Einlesen der Daten aus der Artikelverwaltung nach CRB/NPK 2000 oder ab Diskette des Planers

Kunden- und Artikelstamm können während der Auftragserfassung mühelos und vollständig ergänzt oder mutiert werden

Es können individuelle Leistungsbeschriebe erstellt werden, die nicht in den Stammdaten gespeichert werden sollen

Funktion, um den gesamten Auftrag prozentual zu verändern

Es können Textbausteine erfasst werden, welche breiter sind als die Texte von Artikeln, da bei reinen Texten der Platz für Einheitsbezeichnung, Menge und Preis nicht benötigt wird. Diese Textbausteine können sogar unter einem Kennwort in einem Textbausteinverzeichnis hinterlegt und für weitere Offerten und Rechnungen verwendet werden.

Innerhalb der Offerte resp. Rechnung können ganze Gruppen blockweise verschoben, kopiert oder gelöscht werden. Zusätzlich können Gruppen von Offerte zu Offerte resp. Rechnung zu Rechnung kopiert werden.

Während der Bearbeitung kann das Dokument jederzeit genau so betrachtet werden, wie es gedruckt wird (WYSIWYG). Somit ist es nicht mehr nötig, eine Offerte provisorisch auszudrucken, um festzustellen, ob ein Seitenumbruch mitten in einem Artikeltext stattfindet. Sie erkennen dies während dem Erfassen und können mittels eines manuellen Seitenumbruches fortlaufend Korrekturen vornehmen.

Auf jeder Position (Artikel, individueller Artikel, alle Totalstufen) kann ein Rabatt hinterlegt werden

Am Ende einer Offerte kann automatisch eine Totalrekapitulation erstellt werden

Wie Ihre Offerten resp. Fakturen in gedruckter Form aussehen soll, bestimmen Sie mit den entsprechenden Layouts

Beim Ausdruck können Menge, Einheitspreis und Preis einzeln unterdrückt werden

Sie können sich jederzeit eine auftragsbezogene Vorkalkulation mit Leistungswerten und Materialanteil ausdrucken lassen

Ferner fehlt natürlich auch die Ausmasserfassung nicht

Gedruckte Offerte anzeigen

Integrierte Vorkalkulation

Per Knopfdruck erhalten Sie eine positions-, gruppen-, oder auftragsbezogene Vorkalkulation, die Ihnen jederzeit einen genauen Überblick über Ihren Gewinn oder Verlust ermöglicht, sowie die Summen für Lohn-, Betriebs- und Materialkosten und der Vorgabezeit. Falls die Vorkalkulation einen Verlust aufweist, wird automatisch die Vorgabezeit berechnet, mit welcher die Position neutral (weder Gewinn noch Verlust) ausgeführt werden kann. Sie können den zu erzielenden Gewinn ändern, und die Vorkalkulation errechnet die dazugehörige Vorgabezeit. Schlussendlich liegt es aber in Ihrer Verantwortung, die Vorgabezeit so zu wählen, dass sie für die Ausführung realistisch ist.

VIAM-Schnittstelle

VIAM steht für:

Verfahren für

Integriertes

Auftrags-

Management.

Worum geht es?

Die Firma PragmaBau hat eine Internetplattform geschaffen, mit welcher die Auftragsabwicklung zwischen Lieferanten, Handwerkern und Immobilienverwaltungen rationalisiert werden kann. Mit Hilfe des VIAM ist es möglich, dass eine Liegenschaftsverwaltung ihre Auftragsanfragen auf der Plattform hinterlegt und die Partner-Handwerker dann automatisch benachrichtigt werden. Die Benachrichtigung kann sogar per SMS auf ein Mobiltelefon erfolgen. Mit Hilfe der VIAM-Schnittstelle kann die Anfrage in die P-Office-Auftragsbearbeitung übernommen werden, um dort eine entsprechende Offerte zu erstellen. Ist die Offerte erstellt, kann diese wiederum über die VIAM-Schnittstelle auf die Plattform zurückgesendet werden. Die Verwaltung ist so umgehend im Besitze der Offerte und kann diese gegebenenfalls in eine Auftragserteilung umwandeln. Somit ist der Handwerker unmittelbar darauf bereits über die Auftragserteilung informiert. Nachdem er den Auftrag ausgeführt hat, kann er die Auftragserteilung resp. Offerte als Basis für die Rechnungsstellung nutzen und diese dann wiederum an die Plattform zurücksenden. Da das Verarbeiten des Posteinganges bei der Liegenschaftsverwaltung nicht mehr per Post, sondern ab VIAM stattfindet, werden hier im Ablauf bereits Tage eingespart. Ist die Rechnung zur Zahlung freigegeben, erfolgt die Zahlungsausführung ebenfalls per VIAM.

Auftrag Import / Export

Bevor eine Offerte entsteht, sammeln Sie üblicherweise die nötigen Informationen direkt auf der Baustelle, beim Architekten oder Auftraggeber. Diese halten Sie auf einem Notizblock fest. Wieder im Büro angelangt werden die Notizen mit Hilfe des Computers zu einer Offerte.

Diese Doppelspurigkeit ist nicht mehr nötig. Statt die Notizen auf Papier festzuhalten, können Sie diese gleich in Ihrem Notebook eingeben. Dies ist schon deshalb viel einfacher, weil Sie von Anfang an Ihre vordefinierten Leistungstexte dazu verwenden können, den Katalog resp, Artikelstamm haben sie so ja immer bei sich. Somit entsteht der Kern der Auftragserfassung dort, wo die Informationen am einfachsten zu holen sind.

So weit so gut. Aber vielleicht müssen ja mehrere Aufträge gleichzeitig von verschiedenen Personen an verschiedenen Orten unabhängig voneinander aufgenommen werden können. Und letztlich sollten alle Aufträge, wegen der Weiterverarbeitung (Fakturierung, Debitorenbuchhaltung, Finanzbuchhaltung, Baustellenüberwachung, Nachkalkulation etc.), wieder vereint auf ein und dem selben System verfügbar sein.

Dazu dient die Import- resp. Export- Funktion und so läuft es ab:

1.             Der auf dem Notebook entstandene Auftrag wird in eine Datei Exportiert.

2.             Die Datei wird zum Zielsystem (Netzwerk oder anderer Computer) übermittelt

3.             Beim Zielsystem wird die Datei wieder Importiert. Die Daten werden dabei automatisch synchronisiert

Zum Übertragen kann ein Datenträger (Diskette, Wechseldatenträger, USB Memory Stick / Flashcard) verwendet werden oder die E-Mail-Funktion des Internets.

Auswertungsmöglchkeiten

Auf Grund der in der Auftragsbearbeitung gesammelten Daten lassen sich viele Auswertungen ableiten. Da gibt es z.B.: Vorkalkulation, Kalkulation pro Position, Material pro Auftrag, Material pro Position, offene Aufträge drucken (nach verschiedensten Kriterien), Referenzliste, Terminierungslisten, Statistiken (Artikelbezogen und Kundenbezogen)...

Hier zwei Beispiele, welche Sie sich mit einem Mausklick anzeigen lassen können:

Vorkalkulation anzeigen

Material pro Auftrag anzeigen

Mit P-Office können Sie spielerisch leicht mehr Offerten erstellen und haben somit eine grössere Chance auf zusätzliche Aufträge.